1. Verplichtingen van toepassing op alle aanbieders van postdiensten
“Postdiensten” zijn de diensten die bestaan uit het ophalen, het sorteren, het vervoeren en de distributie van postzendingen. Onder “postzending” wordt begrepen de geadresseerde zending – brievenpost, boeken, catalogi, kranten, tijdschriften en postpakketten - in definitieve vorm die een aanbieder van postdiensten verzorgt.
Al wie postdiensten aanbiedt - ongeacht of het postdiensten betreffen die onder de werkingssfeer van de universele dienst ressorteren – is aan de volgende verplichtingen onderworpen:
1. op de website en op alle commerciële contracten de gebruikers informeren over de beroepsmogelijkheid bij de ombudsdienst voor de postsector en een persoon aanwijzen bevoegd om de aanbieder van postdiensten te vertegenwoordigen in zijn betrekkingen met de ombudsdienst;
2. een transparante, eenvoudige en goedkope interne procedure instellen voor een billijke en snelle klachtenbehandeling;
3. antwoorden op de gemotiveerde en proportionele vragen om informatie van het BIPT;
4. naleven en doen naleven door de onderaannemers en door elke persoon die hen personeel ter beschikking stelt van:
• de essentiële eisen, zijnde de niet-economische redenen van algemeen belang die de Staat ertoe kunnen bewegen voorwaarden inzake het aanbieden van postdiensten op te leggen, bijvoorbeeld het vertrouwelijke karakter van de brievenpost, de veiligheid van het functioneren van het netwerk, de naleving van arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden en regelingen voor sociale zekerheid, etc;
• het verbod om met kennis van zaken zendingen te vervoeren of te bestellen die aan de buitenkant vermeldingen dragen die duidelijk in strijd zijn met de goede zeden of de openbare orde;
5. de personen belast met de verdeling van de postzendingen identificeerbaar maken en op de postzendingen, met uitzondering van de kranten, een herkenningsteken aanbrengen;
6. jaarlijks bijdragen tot de financiering van de ombudsdienst voor de postsector (bij meer dan 12 ontvankelijke klachten per jaar en een omzet hoger dan 500.000 euro);
7. op transparante en niet-discriminerende wijze wederzijds toegang verschaffen tot de diensten die binnen de werkingssfeer van de universele dienst vallen en tot de onderdelen van de postinfrastructuur die noodzakelijk zijn om postale activiteiten te ontwikkelen als dit noodzakelijk is om de belangen van de gebruikers te beschermen en/of daadwerkelijke mededinging aan te moedigen.
2. Vergunningen
2.1 Welke diensten zijn aan vergunning onderworpen?
De natuurlijke of rechtspersonen die een dienst van – al dan niet aangetekende - brievenpost die binnen de werkingssfeer van de universele dienst valt, verrichten of wensen te verrichten, bij het BIPT per aangetekend schrijven een vergunning aanvragen.
De vergunning dekt het ophalen, het sorteren, het vervoer en de distributie van al dan niet aangetekende brievenpostzendingen tot 2 kg die binnen de werkingssfeer van de universele dienst vallen.
De aanvraag wordt ingediend voor zowel diensten die op louter nationale vlak geleverd worden, als voor de behandeling van inkomende grensoverschrijdende brievenpost.
“Brievenpost wordt gedefinieerd als “een op enigerlei fysieke drager aangebrachte schriftelijke mededeling die wordt vervoerd en besteld op het door de afzender op de zending zelf of op de omslag daarvan vermelde adres.”
Een brievenpostdienst wordt geacht buiten de werkingssfeer van de universele dienst te vallen als deze duidelijk onderscheiden is van de universele dienst en minstens volgende kenmerken vertoont:
- de postzending is geïndividualiseerd. Iedere postzending wordt apart geregistreerd bij ophaling wordt op een geïndividualiseerde manier gevolgd tijdens het traject;
- in een bijzondere overeenkomst tussen de afzender en de aanbieder van de postdienst worden minimaal afspraken gemaakt over het tijdstip van ophaling en distributie, het tarief,de distributiegarantie, het geïndividualiseerde volgen van de postzending en de burgerlijke aansprakelijkheid.
Dergelijke niet universele postdiensten zijn niet aan de vergunningsplicht onderhevig, net als het louter transporteren van postzendingen en de routage-activiteiten die door een natuurlijke persoon of rechtspersoon in opdracht van een afzender worden verricht. Routage-activiteiten bestaan uit activiteiten van gereedmaking van postzendingen volgens de normen van de aanbieder van postdiensten eventueel in combinatie met andere activiteiten ter voorbereiding van postzendingen zoals de verpakking, het afdrukken of de frankering van de postzendingen.
2.2 Wat moet er in een vergunningsaanvraag vermeld staan?
De volgende elementen moeten erin opgenomen zijn:
1. naam en adres van de aanvrager alsook het bedrijfsadres in België (inclusief de zetel van de vennootschap of bedrijfszetel in België);
2. een functionele, geografische en commerciële beschrijving van de exploitatie en de datum van commerciële openstelling van de dienst;
3. een financieel plan waaruit blijkt dat de aanvrager in staat is om de geplande activiteit voor een minimumduur van twee jaar normaal uit te voeren met naleving van de kwaliteitsnormen.
Het dossier moet worden ingediend aan de hand van het ondertekende en gedateerde aanvraagformulier.
2.3 Aan wie moet de aanvraag gericht zijn?
De aanvraag moet geschieden via een ter post aangetekende brief die aan het Instituut is gericht:
BIPT- Dienst Postsector
Ellipse Building, Gebouw C
Koning Albert II-laan, 35
1030 BRUSSEL
Het BIPT verzendt binnen 30 kalenderdagen na de indiening van de aanvraag een aanbeveling en een factuur voor de betaling van het recht. Wanneer de onderneming geen opmerkingen heeft, wordt de vergunning binnen 15 dagen verleend (de vergunning is 10 jaar geldig). Indien een aanvraag onvolledig is, brengt het BIPT de aanvrager ervan op de hoogte dat hij 60 dagen tijd heeft om zijn dossier te vervolledigen. Indien niet binnen de termijn wordt geantwoord, wordt de aanvraag geweigerd. Het indienen van een vergunningsaanvraag kost € 375 per dienstencategorie. Dit bedrag zal worden gefactureerd na ontvangst van het verzoek en zal moeten worden gestort op rekening 679-1692923-79 van het Instituut voordat de vergunning wordt toegekend.
2.4. Welke verplichtingen zijn aan die vergunning verbonden?
De individuele vergunning wordt maar verleend op voorwaarde dat de aanvrager de verbintenis aangaat om de volgende elementen na te leven en te laten naleven door zijn onderaannemers, en in voorkomend geval, door alle personen die hem personeel bezorgen:
1. na twee jaar activiteit tweemaal per week distribueren;
2. voldoen aan de territoriale dekkingsplicht van distributie in elk van de drie gewesten na vijf jaar volgend op de start van de activiteiten volgens de volgende progressiviteit: jaar 1: 10 %, jaar 2: 20 %, jaar 3: 40 %, jaar 4: 60 % en jaar 5: 80 %;
3. een tarief per klant toepassen dat identiek is op het gehele grondgebied dat onderworpen is aan de dekkingsplicht, ongeacht de plaats van ophaling en distributie;
4. voldoen aan de regelmatigheid en de betrouwbaarheid van de dienstverlening. In geval van onderbreking of stopzetting van de verrichtingen is de aanbieder van postdiensten verplicht het Instituut onmiddellijk, en de gebruikers zo snel mogelijk, daarvan op de hoogte te stellen. Onder betrouwbaarheid wordt verstaan dat de dienstenaanbieder voldoende middelen inzet, en in het bijzonder een minimale infrastructuur, voldoende personeel en adequate operationele processen, om de verplichtingen van zijn vergunning te kunnen vervullen;
5. een dienst van onbestelbare zendingen verzorgen.
De toekenningsvoorwaarden dienen vervuld te blijven gedurende de looptijd van de vergunning.
Daarnaast heeft de vergunninghouder volgende verplichtingen:
1. regelmatig het Instituut, de gebruikers en aanbieders van postdiensten informeren over de prijzen, de kwaliteitsnormen en de kenmerken van de aangeboden diensten;
2. het betalen van een reguleringsbijdrage ter financiering van de werking van het BIPT;
3. elk jaar – uiterlijk op 30 juni - aan het BIPT de omzet meedelen behaald met postdiensten het voorgaande jaar;
4. inzake tewerkstelling wordt elke persoon die vergunningsplichtige activiteiten verricht vermoed te zijn tewerkgesteld op basis van een arbeidsovereenkomst.
Het BIPT mag controles verrichten om zich ervan te vergewissen dat alle verplichtingen die aan de vergunningen verbonden zijn, werkelijk worden nagekomen.
3. Niet-vergunningsplichtige postdiensten
Voor alle verdere inlichtingen kunt u terecht bij het Instituut op het volgende e-mailadres : postalsector@bipt.be